Hilfe

In welcher Reihenfolge fange ich an?

1. Stammdaten eintragen (Einstellungen): Name, Anschrift, Steuernummer. Ohne sie lassen sich keine Rechnungen schreiben – sie wären nach § 14 UStG formal fehlerhaft.
2. Umsatzsteuer festlegen: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung. Das ändert alle Masken.
3. Buchen: Einnahmen und Ausgaben erfassen, Belege anhängen.
4. Wiederherstellungscode erzeugen und sicher verwahren. Das ist der wichtigste Schritt überhaupt – siehe unten.

Zum Ausprobieren gibt es das Demo-Konto auf der Startseite. Dort ist alles schon gefüllt, und es wird täglich zurückgesetzt.

Wie buche ich eine Einnahme oder Ausgabe?

Übersicht → + Einnahme oder + Ausgabe. Datum, Betrag, worum es ging – mehr braucht es nicht. Das passende Konto schlägt die Anwendung beim Tippen vor und merkt sich deine Entscheidung für das nächste Mal.

Zählt der Tag, an dem das Geld geflossen ist – nicht das Rechnungsdatum. Das nennt sich Zufluss- und Abflussprinzip und ist der Kern der EÜR.

Wie hänge ich einen Beleg an?

Direkt in der Buchungsmaske unter „Belege". Foto vom Handy, PDF oder Scan – mehrere pro Buchung sind möglich.

Belege liegen verschlüsselt auf dem Server. In der heruntergeladenen Sicherung sind sie im Klartext enthalten, damit du sie auch ohne diese Anwendung ansehen kannst.

Kontoauszug als CSV einlesen

Menü → Import. Die Anwendung erkennt Trennzeichen, Datumsformat und Spalten meist von selbst; du bestätigst nur.

Vor dem Buchen gibt es einen Probelauf, der jede Zeile mit ihrem Zielkonto zeigt. Doppelte Zeilen werden erkannt und übersprungen. Ein Import lässt sich komplett zurücknehmen.

EÜR – Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die einfache Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben. Keine Bilanz, keine doppelte Buchführung.

Erlaubt für Freiberufler sowie für Gewerbetreibende unterhalb der Buchführungsgrenzen. Maßgeblich ist, wann das Geld fließt.

Zufluss- und Abflussprinzip

Gebucht wird zum Zahltag, nicht zum Rechnungsdatum. Eine Rechnung vom 28. Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört ins neue Jahr.

Deshalb fragt die Anwendung beim Bezahltmelden einer Rechnung nach dem Zahldatum und legt die Einnahme auf diesen Tag.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Wer die Umsatzgrenzen einhält, weist keine Umsatzsteuer aus und zieht keine Vorsteuer. Auf Rechnungen steht dafür ein Hinweissatz.

Grenzen seit 2025: Vorjahr höchstens 25.000 €, laufendes Jahr höchstens 100.000 €. Wird die 100.000 € gerissen, endet die Regelung sofort – ab dem Umsatz, der sie überschreitet, nicht erst zum Jahreswechsel.

Die Übersicht warnt rechtzeitig, sobald du dich der Grenze näherst.

Umsatzsteuer, Vorsteuer, Zahllast

Umsatzsteuer nimmst du von deinen Kunden ein, Vorsteuer zahlst du an deine Lieferanten. Die Differenz ist die Zahllast, die ans Finanzamt geht (oder erstattet wird).

Unter Auswertungen → USt-Voranmeldung stehen die Beträge mit den amtlichen Kennzahlen. Die Sätze lassen sich in der Konfiguration ändern, falls der Gesetzgeber sie anpasst.

Abschreibung (AfA), GWG und Sammelposten

Was länger als ein Jahr hält und mehr als 800 € netto kostet, darfst du nicht sofort absetzen, sondern verteilt über die Nutzungsdauer. Das ist die Abschreibung.

• bis 250 € – sofort als Ausgabe
• 250 bis 800 € – GWG, sofort absetzbar
• 250 bis 1.000 € – wahlweise Sammelposten über 5 Jahre (gilt dann einheitlich für alle Anschaffungen des Jahres)
• über 800 € – über die Nutzungsdauer

Beim Buchen einer größeren Anschaffung weist die Anwendung darauf hin. Trage sie unter Anlagen ein; die jährliche Abschreibung bucht der AfA-Lauf dann auf Knopfdruck.

Wichtig: Die Anschaffung selbst gehört auf ein Anlagekonto, nicht auf ein Aufwandskonto. Sonst mindert sie den Gewinn zweimal – die Anlagenliste warnt mit „doppelt abgesetzt".

SKR03 und Buchungskonten

Ein genormter Kontenrahmen. Jede Buchung bekommt ein Konto – etwa 4930 für Bürobedarf oder 8400 für Erlöse.

Du musst die Nummern nicht kennen: Tippe, worum es ging, und nimm den Vorschlag. In den Einstellungen lässt sich zwischen dem einfachen und dem erweiterten Kontenrahmen umschalten.

Wie sind meine Daten geschützt?

Namen, Verwendungszwecke, Kundendaten, Belege und dein Logo liegen verschlüsselt auf dem Server. Der Schlüssel dazu hängt an deinem Passwort und wird nur für die Dauer deiner Sitzung aufgeschlossen.

Dein Passwort speichern wir nirgends. Wir können deine Daten nicht lesen – auch nicht auf Anfrage, auch nicht versehentlich.

Nicht verschlüsselt sind Beträge, Daten und Kontonummern: Ohne sie gäbe es keine EÜR und keine Auswertungen. Wer die Datenbank stiehlt, sieht also wie viel wann – aber nicht mit wem und wofür.

Was, wenn ich mein Passwort vergesse?

Dafür gibt es den Wiederherstellungscode. Mit ihm und einem neuen Passwort kommst du wieder hinein.

Ohne Passwort und ohne Code sind die Daten endgültig verloren. Das ist kein Versehen, sondern der Zweck der Verschlüsselung: Wer den Server übernimmt, soll deine Buchhaltung nicht lesen können. Der Preis dafür ist, dass es keine Hintertür gibt – auch nicht für uns.

Erzeuge den Code deshalb jetzt, nicht später: Einstellungen → Wiederherstellungscode. Er wird nur einmal angezeigt.

Zweiter Faktor: Passkey oder Authenticator-App

Optional, aber empfohlen. Zwei gleichwertige Möglichkeiten, und eine davon genügt bei der Anmeldung:

• Passkey – Fingerabdruck, Gesicht oder Sicherheitsschlüssel.
• Authenticator-App – FreeOTP, Aegis oder Google Authenticator erzeugen alle 30 Sekunden einen sechsstelligen Code.

Hast du beides, ist jedes der Ersatzweg für das andere. Beim Einrichten der App bekommst du acht Ersatzcodes – drucke sie aus und bewahre sie getrennt vom Handy auf.

Sicherung herunterladen und zurückspielen

Menü → Sicherung. Du bekommst ein ZIP mit deiner Datenbank, allen Belegen und deinem Logo – unverschlüsselt, damit du es auch ohne diese Anwendung lesen kannst. Verwahre es sorgfältig.

Dieselbe Datei lässt sich wieder einspielen. Zusätzlich liegen auf dem Server Tagesstände der letzten zwölf Monate, die du selbst zurückholen kannst – die enthalten allerdings keine Belegdateien.

Die Anwendung erinnert dich, wenn seit der letzten Sicherung einiges dazugekommen ist.

Was passiert mit meinem Konto, wenn ich es lange nicht nutze?

Nach 24 Monaten ohne Anmeldung wird ein Konto gelöscht. Vorher erinnern wir mehrfach per E-Mail – zuletzt einige Tage vor dem Termin, mit Datum. Eine einzige Anmeldung genügt, damit die Frist von vorn beginnt.

Kommt keine dieser E-Mails zu, wird nicht gelöscht.

Konto selbst löschen

Einstellungen → Konto löschen. Verlangt dein Passwort und das getippte Wort LÖSCHEN.

Danach ist alles weg: Buchungen, Rechnungen, Belege, Sicherungen auf dem Server. Lade dir vorher eine Sicherung herunter, wenn du die Daten behalten möchtest.

… ich eine Buchung falsch erfasst habe

Buchungen lassen sich bearbeiten und löschen, solange das Jahr nicht abgeschlossen ist. In der Liste auf die Zeile klicken.

Ein abgeschlossenes Jahr lässt sich unter Auswertungen → Jahresabschluss wieder öffnen.

… ich im Nachbarland getankt oder eingekauft habe

Beim Erfassen der Ausgabe „Beleg aus dem Ausland" anhaken und das Land wählen. Der Umsatzsteuersatz geht damit auf 0 %.

Warum das wichtig ist: Abziehbar ist nur deutsche Umsatzsteuer. Eine polnische Tankrechnung wie eine deutsche zu buchen, geht gleich doppelt schief – du ziehst Vorsteuer, die es nicht gibt, und setzt gleichzeitig zu wenig Betriebsausgabe an.

Die gute Nachricht: Abzugsfähig ist der ganze Betrag, den du bezahlt hast. Die ausländische Steuer gehört zu deinen Kosten – du verlierst also nichts, es wird nur an einer anderen Stelle verrechnet.

Das Feld für die enthaltene ausländische Steuer ist freiwillig. Es wird nirgends gegengerechnet; die Jahresübersicht in der EÜR zeigt nur, wie viel zusammengekommen ist – falls sich eine Erstattung über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern lohnt.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG brauchen das nicht und bekommen den Schalter deshalb gar nicht zu sehen: Sie haben ohnehin keinen Vorsteuerabzug, der Bruttobetrag ist bei ihnen immer die Betriebsausgabe – ob der Beleg aus dem Inland oder aus dem Ausland stammt, ändert für sie nichts.

Für Rechnungen von Unternehmen aus dem EU-Ausland ohne Steuer (Reverse Charge) ist das nicht gedacht – diese Fälle bildet die Anwendung nicht ab.

… eine Rechnung noch als offen gilt, obwohl das Geld da ist

Unter Rechnungen → Zahlungen zuordnen stehen die Vorschläge: links die offene Rechnung, rechts die passende Zahlung. Ein Klick verbindet beide, die Rechnung gilt dann als bezahlt.

Warum es diesen Weg gibt: Wenn du deinen Kontoauszug als CSV importierst, ist die Einnahme schon gebucht. Würdest du die Rechnung jetzt über „bezahlt" abhaken und dabei eine Buchung anlegen lassen, stünde das Geld zweimal in der EÜR. Die Zuordnung bucht nichts – sie verbindet nur.

Die Vorschläge sind in drei Stufen eingeteilt. „Sicher" heißt: Es passen mehrere Dinge zusammen – entweder stand deine Rechnungsnummer im Verwendungszweck, oder Betrag, Name und Zeitpunkt stimmen überein. „Bitte prüfen" heißt: nur der Betrag passt – schau einmal hin, bevor du klickst.

Ist der Betrag kleiner als die Rechnung, wird daraus eine Teilzahlung; die Rechnung bleibt mit dem Restbetrag offen. Kommt später der Rest, ordnest du ihn genauso zu.

Falsch zugeordnet? Weiter unten auf derselben Seite steht „lösen". Die Rechnung gilt danach wieder als offen, die Buchung bleibt unverändert stehen.

Damit es leichter wird: Schreib deinen Kunden die Rechnungsnummer ins Zahlungsziel – sie steht auf jeder Rechnung. Wer sie bei der Überweisung angibt, macht die Zuordnung eindeutig.

… ich wissen will, was mein Firmenauto privat kostet

Unter Auswertungen → Privatanteil Fahrzeug stehen beide Methoden nebeneinander: die 1-%-Regel und die Fahrtenbuchmethode. Die Kosten holt der Rechner aus deinen eigenen Buchungen.

Er rechnet nur – er bucht nichts. Die Zahl ändert deinen Gewinn nicht und taucht nicht in der EÜR auf. Sie gehört in die Steuererklärung oder ins Gespräch mit dem Steuerberater.

Warum das vorher wichtig ist: Die Wahl gilt für ein ganzes Jahr und lässt sich nicht rückwirkend treffen. Wer die Fahrtenbuchmethode will, muss das Fahrtenbuch von Anfang an führen. Der Vergleich zeigt dir, ob sich die Mühe überhaupt lohnt.

Bruttolistenpreis heißt: der Listenpreis bei Erstzulassung mit Umsatzsteuer und Sonderausstattung – nicht, was du bezahlt hast. Auch bei einem Gebrauchtwagen zählt der Neupreis von damals. Er wird auf volle 100 € abgerundet.

Diese Anwendung führt bewusst kein Fahrtenbuch. Anerkannt wird nur ein zeitnah und geschlossen geführtes; elektronisch nur, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder protokolliert sind. Ein halbherziges wäre schlimmer als keines – du führst es ein Jahr und das Finanzamt verwirft es.

… ich mit dem eigenen Auto zu Kunden oder Baustellen fahre

Unter Fahrten erfasst du sie und rechnest sie als Betriebsausgabe ab. Ein Fahrtenbuch brauchst du dafür nicht – das gilt nur für Firmenwagen, die privat mitgenutzt werden.

Es gibt zwei Sätze, und der Unterschied ist ungefähr das Doppelte:

• Einsatzort, Kunde, Baustelle – wechselnde Ziele: 0,30 € für jeden gefahrenen Kilometer, also Hinweg und Rückweg.
• Deine erste Betriebsstätte – der eine Ort, den du dauerhaft anfährst: nur die einfache Entfernung, dafür zum höheren Satz.

Drei Alltagsfälle:

• „Ich fahre von zu Hause zu wechselnden Kunden" → jeder Kilometer.
• „Ich fahre jeden Morgen in meine Werkstatt" → einfache Strecke.
• „Ich fahre morgens in die Werkstatt und von dort zum Kunden" → die erste Fahrt nach der einen Regel, die zweite nach der anderen. Erfasse sie als zwei Fahrten.

Damit du das nicht bei jeder Fahrt entscheiden musst, legst du deine Ziele einmal als Ort an – mit Einstufung und Kilometern. Danach reichen Datum und Ort.

Warst du länger als 8 Stunden unterwegs? Dann kommt der Verpflegungsmehraufwand dazu: 14 € ab 8 Stunden, 28 € bei vollen 24 Stunden. Darunter gibt es nichts.

Abgerechnet wird als eine Sammelbuchung je Zeitraum, nicht eine je Fahrt. Die Einzelfahrten bleiben als Nachweis stehen, und du kannst die Abrechnung jederzeit zurücknehmen.

Vorsteuer gibt es darauf nicht – Pauschalen sind keine Rechnungen. Die Buchung trägt deshalb 0 % Umsatzsteuer.

… ich von einem anderen Programm umsteige

Zwei Dinge bringst du mit: die Zahlungen und die alten Rechnungen – und die gehören an verschiedene Stellen.

Zahlungen kommen über CSV-Import herein (Kontoauszug aus dem Online-Banking). Danach führt dich die Anwendung zu „Zahlungen zuordnen", falls offene Rechnungen dazu passen.

Alte Rechnungen gehören unter Rechnungen → Altes Archiv. Das ist eine reine Ablage: Sie werden aufbewahrt und durchsuchbar gemacht, erscheinen aber nicht in der EÜR und in keiner Auswertung.

Warum daraus keine Buchungen werden: Die Umsätze aus dem alten Jahr hast du im alten Programm schon erfasst – und wenn du hier deine Kontoauszüge importierst, sind die Zahlungen ebenfalls drin. Würden die alten Rechnungen zusätzlich zu Datensätzen, zählte derselbe Umsatz zweimal, und dein Gewinn wäre zu hoch.

Aufbewahren musst du Rechnungen zehn Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG). Das Archiv nimmt dir ab, dafür dein altes Programm zehn Jahre startfähig zu halten: Die Dateien liegen verschlüsselt bei deinen Büchern und sind in jeder Sicherung enthalten.

Du kannst mehrere Dateien auf einmal hochladen. Jahr und Art gelten dann für den ganzen Stapel – die Rechnungsnummer lässt die Anwendung weg, weil sie je Datei verschieden ist.

… eine Rechnung storniert werden muss

Rechnung öffnen → Stornieren. Die Nummer bleibt vergeben – Rechnungsnummern müssen lückenlos sein, eine gelöschte Nummer wäre ein Formfehler.

Ein Entwurf ohne Nummer lässt sich dagegen einfach löschen.

… der QR-Code auf der Rechnung nicht gelesen wird

Der QR-Code (GiroCode) erscheint nur auf gestellten Rechnungen – nicht auf Entwürfen, bezahlten oder stornierten. Und nur, wenn in den Einstellungen eine IBAN hinterlegt ist.

Nicht jede Banking-App liest fremde QR-Codes. Die Bankverbindung steht deshalb immer zusätzlich als Text daneben.

… die Anwendung „Wartung" anzeigt

Dann wird gerade am Programm gearbeitet. Die Seite lädt sich jede Minute selbst neu und meldet sich, sobald es weitergeht. Deine Daten sind davon nicht berührt.

… ich einen Fehler gefunden habe oder etwas fehlt

Bist du angemeldet, nimm Fehler melden – dabei gehen ein paar technische Angaben zu deinem Browser mit, die beim Nachstellen helfen. Sonst über das Kontaktformular. Je genauer die Beschreibung, desto schneller lässt es sich beheben: Was hast du gemacht, was war zu sehen, was hattest du erwartet?